El work-flow de la gestión de compras en la empresa.
Se crea una plantilla de un elemento CIF-KM, que contiene un Work-Flow con distintas fases de ejecución, con las que se asocian los correspondientes formularios de inicio, ejecución y consulta, con los usuarios o grupos de usuarios que proceda en cada fase.
Para cada fase existen los estados de iniciado y finalizado, que podrán ser controlados por quien deba hacer el seguimiento de la gestión de compras.
Las fases del proceso son las siguientes:
- El formulario de iniciación del proceso de compra
Este formulario de la plantilla estará a disposición de todos los usuarios o grupos que puedan iniciar peticiones de compra o suministro. Cumplimentado y aceptado se creará un elemento de CIF-KM que es el que gestionará el proceso y contendrá toda la información relacionada con la compra, que podrá ser controlado por quien deba hacer el seguimiento.
Para ciertos suministros, tanto el proveedor como las condiciones de la compra pueden ya estar determinados, por lo que de esta fase se pasaría directamente a la fase de envío del pedido.
- La petición, envío y la recepción de las ofertas
Finalizada la fase anterior se activa un aviso a los usuarios que deban gestionar la compra, que dispondrán también de un formulario “ad-hoc”, que vía un código de producto les permitirá visualizar y seleccionar de otra base de datos externa a que proveedores deben pedir oferta.
La selección se incorpora al formulario y CIF-KM notifica automáticamente con un correo electrónico que lleva un hipervínculo a un formulario Web del elemento de CIF-KM con la información necesaria que permite a cada proveedor subir la oferta, o bien no ofertar.
Con cada oferta recibida se activará un aviso dirigido a las personas que deben efectuar la evaluación de las mismas.
Si los proveedores envían sus ofertas por correo electrónico estos se podrán añadir manualmente al elemento de CIF-KM creado para ese proceso de compra.
- Selección de las ofertas y el envío del pedido
La selección de ofertas puede ser una decisión personal o colegiada. Seleccionada una oferta se cumplimenta en una fase el formulario del pedido que es una plantilla de Word, que puede también ser objeto de aprobación previa. CIF-KM lo envía por email al proveedor.
- La recepción del suministro
Este evento podrá suponer un mero cambio de estado de un atributo para el control de la compra, o además la incorporación de documentos específicos al elemento de CIF-KM correspondiente.
- La contabilización y pago.
Al igual que en la fase anterior, este evento podrá consistir, bien en el mero cambio de estado de un atributo para el seguimiento, o bien además incluir la incorporación de documentos específicos.