Para cada asunto se crea un elemento CIF-KM, adecuado a las características del mismo. Normalmente a partir plantillas de asuntos predefinidas adaptadas al tipo de ellos. En la plantilla se pueden predefinir todos o bien sólo parte de los elementos esenciales del tipo de asunto, por ejemplo, se pueden establecer los atributos para clasificarlo, enlaces con referencias a cumplimentar por el usuario, quién puede ver y/o actuar en sus contenidos, etc. Los asuntos están así a disposición de quien corresponde y se puede mantener la confidencialidad que se precise.

Un tipo de elemento CIF-KM referido a un asunto puede ser tan simple como un mero contenedor de archivos, o ser más complejo, incluso tener un workflow asociado con fases y ciertos automatismos para que las personas interactúen.

En los elementos CIF-KM se pueden generar avisos con o sin emails asociados, recordatorios y alarmas, incluso por inactividad en relación con el correspondiente asunto. Los avisos pueden referirse a todo el elemento, o a un contenido concreto del mismo, como puede ser un archivo o una fase de un workflow. Los avisos se pueden mostrar en una ventana emergente y/o en el calendario.

En los elementos CIF-KM se pueden registrar las actuaciones de cada persona, así como sus tiempos dedicados a cada contenido y el uso de recursos y gastos, para valorar el coste de realización y, en su caso, facturar y/o hacer el seguimiento por quien corresponda. También se pueden crear plantillas de elementos CIF-KM con otras finalidades, por ejemplo, para asociarlos a contactos, recursos, etc. de la organización, que pueden enlazarse con asuntos mencionados antes.

Cada organización tendrá sus necesidades, y CIF-KM proporciona una forma fácil y eficaz de solucionarlas.

Todo ello constituye una actividad compleja, que exige disponer de un entorno adecuado para que se realice de manera eficiente. Para ello las empresas necesitan que la información esté inmediatamente disponible por todas las personas que la necesiten, que esté estructurada en la medida de lo posible, que sea fácilmente localizable, que diferentes personas no trabajen con versiones diferentes de un mismo documento.

Además, se deben poder crear y disponer de espacios y herramientas para que las personas puedan compartir, colaborar, planificar, encargarse gestiones, hacer su seguimiento, comunicarse las incidencias y resultados, desempeñar, asignarse y asumir roles, y además poder mantener la trazabilidad de todo ello.

Imaginemos que es necesario que varias personas colaboren y trabajen en un asunto, una decisión, discutan un proyecto, la negociación de un contrato, etc.

Mantenerse coordinados sólo con el correo electrónico y el teléfono es a veces insuficiente, siendo de gran ayuda disponer de un espacio común donde se encuentre la información sobre un asunto. En el día a día, las personas de las organizaciones colaboran entre sí, se asignan tareas y gestiones bien a si mismas o bien a otras personas, se establecen plazos de ejecución, fechas límites, se coordinan y mantienen informadas, se comunican las incidencias, ponen escritos, informes y comunicados a disposición de otras personas, elaboran conjuntamente documentos, por ejemplo contratos, revisan y aprueban documentos e iniciativas.

Las acciones a realizar pueden ser simples tal como pedir la revisión, aprobación y firma de un documento, la revisión de las facturas de los proveedores para proceder a su contabilización y pago, o bien ser más complejas como la gestión de un expediente, la colaboración en un plan de acción, o la ejecución de un proyecto.

CIF-KM proporciona un sistema de avisos y alertas, y cuadros de mando para hacer el seguimiento de las actuaciones, tanto de uno mismo como de otras personas. Los avisos pueden referirse también a la inactividad en relación con un determinado asunto.

Esto no es simple teoría, sino que expondremos el caso real de una empresa que, antes de utilizar CIF-KM, ya estaba orgullosa de la eficiencia de su gestión ordinaria. Efectivamente, en dicha empresa los procesos de negocio ordinarios funcionaban eficientemente en casi todo, pero mantenía muchos puntos débiles.

Los e-mails y la documentación que entraban y que no estaban incardinada en los procesos principales iban a parar, en algunos casos previo registro de entrada, a las personas que correspondía para su tramitación y no se incorporaban a ningún proceso, aunque fuera sólo para producir avisos y alarmas en caso de inactividad, porque se basaban en que las personas eran responsables.

Normalmente todo funcionaba bien porque las personas tenían realmente sentido de la responsabilidad, pero lo que podía ocurrir sucedió, una persona de la organización que debía atender y gestionar la restitución del IVA pagado y soportado en otros países por la empresa, en determinado momento dejó la empresa y nadie prestó atención al e-mail que había recibido de un agente que avisaba de la necesidad de aportar determinada documentación para subsanar una solicitud de devolución de una cantidad de cierta  importancia. Nadie se dio cuenta hasta que se notificó la pérdida del reembolso del IVA por caducidad.

Una vez instalado CIF-KM el e-mail recibido habría quedado asociado a un elemento KM con un pequeño proceso asociado que habría avisado de la inactividad transcurrido cierto tiempo, evidentemente antes de la finalización del plazo de caducidad.

Así no está asegurado que la información no se pierda porque las personas cambian y que esté a disposición de las demás personas que deberían tener, en algún momento, acceso a ella ya que la pueden necesitar para el trabajo. La puesta a disposición no queda bien resuelta sólo enviando información estática por e-mail a todo aquel que se piensa que puede necesitarla o sólo a quien la pide. Si no se establece una política de información específica, esta tiende a guardarse en gran medida compartimentada entre las personas sin un sentido de eficiencia.

Los e-mails de la empresa son un ejemplo claro de esa forma compartimentada de guardar la información. Una persona recibe un e-mail, gestiona lo que corresponde, responde y/o lo reenvía a otras personas. Sobre el mismo asunto pueden haber existido cruces de e-mails entre varias personas. La información queda entonces sólo guardada en las listas y carpetas personales de cada uno de los que han recibido o enviado dichos e-mails.

Encontrar después dichos e-mails, recomponer su contexto para continuar con el mismo asunto o enlazarlo con otro, o saber que existen por parte de los que puedan necesitar la misma información para su trabajo tiene un elevado coste, ya que los e-mails pueden no estar a su disposición.

A veces nadie sabe que es lo último que se ha comunicado o recibido, ni cual es la última versión de un documento, ni si un documento ha sido aprobado por quien corresponda. La situación empeora si, además, cambian las personas o simplemente están de vacaciones. Todo ello significa tiempo y dinero.

Con CIF-KM la puesta a disposición de la información a quienes la puedan necesitar para el trabajo, para localizarla y recomponer su contexto, sin perder de vista la confidencialidad de los asuntos, se puede conseguir como rutina. El resultado es que el trabajo será más cómodo y eficiente, lo que se traduce siempre en ahorro de tiempo y de dinero para la empresa.