Los objetivos de CIF-KM son:

• Poner a disposición de las personas los contenidos que precisen.
  Cada persona del staff, allí donde se encuentre, debe tener siempre toda la información que necesita a su disposición, para no perder tiempo buscándola, pidiéndola a otras personas, o reinventándola. CIF-KM es una solución clara para esta necesidad.
  
  
• Mantener la confidencialidad donde sea preciso, e impedir fugas de información.
  CIF-KM aporta solución clara a esa necesidad con una gestión de contenidos descentralizada pero ordenada, para que cada uno de ellos tenga la difusión o confidencialidad deseada. En relación con cada contenido, se puede conocer y modificar quienes están autorizados y sus facultades. Se pueden impedir fugas de información con un reducido número de protocolos de muy fácil implantación y escasa complejidad.
  
  
• Cumplir la normativa de protección de datos de carácter personal.
  De forma sencilla, con un número muy reducido de protocolos, se pueden implementar normas de seguridad para cumplir las exigencias de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) incluso las del nivel más alto, en relación con los contenidos.
  
  
• Estructurar contenidos para facilitar su localización, la realización de tareas, procesos, y gestiones con ellos.
  La actividad de las organizaciones está descentralizada en múltiples personas. Una forma habitual de trabajar es la de que cada uno guarda lo que pasa por sus manos, sin mayor criterio.

  Así no está asegurado que la información esté a disposición de las demás personas que deberían tener acceso a ella y que la pueden necesitar para el trabajo en cualquier momento. La puesta a disposición no queda bien resuelta sólo enviando información estática por e-mail a todo aquel que se piensa que puede necesitarla o a quien la pide. La información de la empresa se guarda en gran medida compartimentada en las personas sin un criterio de mayor eficiencia.

  Los e-mails de la empresa son un ejemplo claro de esa forma compartimentada de guardar la información. Una persona recibe un e-mail, gestiona lo que corresponde, responde y/o lo reenvía a otras personas. Sobre el mismo asunto pueden haber existido cruces de e-mails entre varias personas. La información queda entonces guardada en las listas y carpetas personales de cada uno de los que han recibido o enviado dichos e-mails.

  Encontrar después dichos e-mails, recomponer su contexto para continuar con el mismo asunto o enlazarlo con otro, o saber que existen por parte de los que las personas que los pueden necesitar para su trabajo tiene un elevado coste, ya que no están a su disposición.

  A veces nadie sabe que es lo último que se ha comunicado o recibido, ni cual es la última versión de un documento, ni si un documento ha sido aprobado por quien corresponda. La situación empeora si, además, cambian las personas o simplemente están de vacaciones. Todo ello significa tiempo y dinero.

  Con CIF-KM la puesta a disposición de la información de quienes la pueden necesitar para el trabajo, para que la pueda localizar y recomponer su contexto, sin perder de vista la confidencialidad de los asuntos, se puede organizar de manera casi rutinaria. El resultado es que el trabajo será más cómodo y eficiente, lo que se traduce siempre en ahorro de tiempo y de dinero para la empresa.
  
  

• Facilitar la colaboración y el trabajo en equipo.
  Colaborar y trabajar en equipo requiere compartir información, discutir, negociar, planificar, preparar y aprobar proyectos y programas de actuación, realizar tareas y ejecutar acciones de manera coordinada.

  Todo ello constituye una actividad compleja, que exige disponer de un entorno adecuado para que se realice de manera eficiente. Para ello las empresas necesitan que la información esté inmediatamente disponible por todas las personas que la necesiten, que esté estructurada en la medida de lo posible, que sea fácilmente localizable, que diferentes personas no trabajen con versiones diferentes de un mismo documento.

  Además, deben poder crear y disponer de espacios y herramientas para que las personas puedan compartir, colaborar, planificar, encargarse gestiones, hacer su seguimiento, comunicarse las incidencias y resultados, desempeñar, asignarse y asumir roles, y además poder mantener la trazabilidad de todo ello.

  Imaginemos que es necesario que varias personas colaboren y trabajen en un asunto, una decisión, discutan un proyecto, una negociación de un contrato, etc. Mantenerse coordinados sólo con el correo electrónico y el teléfono es a veces complicado y son necesarias muchas reuniones presenciales, que tienen un elevado coste en tiempo y energía. En el día a día, las personas de las organizaciones colaboran entre sí, se asignan tareas y gestiones bien a si mismas o bien a otras personas, se establecen plazos de ejecución, fechas límites, se coordinan y mantienen informadas, se comunican las incidencias, ponen escritos, informes y comunicados a disposición de otras personas, elaboran conjuntamente documentos, por ejemplo contratos, revisan y aprueban documentos e iniciativas. Las acciones a realizar pueden ser simples tal como pedir la revisión, aprobación y firma de un documento, la revisión de las facturas de los proveedores para proceder a su contabilización y pago, o bien ser más complejas como la gestión de un expediente, la colaboración en un plan de acción, o la ejecución de un proyecto.
  
  

• Hacer seguimiento de las actividades
  El trabajo en equipo debe ser coordinado, monitorizado y seguido por quien corresponda.

  CIF-KM proporciona los sistemas de avisos y alertas, y cuadros de mando para hacer el seguimiento de las actuaciones, tanto de uno mismo como de otras personas. Los avisos y las alertas pueden ser también de inactividad en relación con un determinado asunto.

  Esto no es simple teoría, sino que expondremos el caso real de una empresa que, antes de utilizar CIF-KM, ya estaba orgullosa de la eficiencia de su gestión ordinaria. Efectivamente, en dicha empresa los procesos de negocio ordinarios funcionaban eficientemente en casi todo, pero mantenía muchos puntos débiles.

  Los e-mails y la documentación que  entraba y que no estaba incardinada en los procesos principales iban a parar, en algunos casos previo registro de entrada, a las personas que correspondía para su tramitación y no se incorporaban a ningún pequeño proceso, aunque fuera sólo para producir avisos y alarmas en caso de inactividad, porque normalmente funcionaban ya que las personas eran responsables.

  Normalmente todo funcionaba bien porque las personas tenían sentido de la responsabilidad, pero lo que podía ocurrir sucedió, una persona de su organización que debía atender y gestionar la restitución del IVA pagado y soportado en otros países por la empresa, en determinado momento dejó la empresa y nadie prestó atención al e-mail que había recibido de un agente que avisaba de la necesidad de aportar determinada documentación para subsanar una solicitud de devolución de una cantidad de cierta  importancia. Nadie se dio cuenta hasta que se notificó la pérdida del reembolso del IVA por caducidad.

  Una vez instalado CIF-KM el e-mail recibido habría quedado asociado a un elemento KM con un pequeño proceso asociado que habría avisado de la inactividad transcurrido cierto tiempo, evidentemente antes de la finalización del plazo de caducidad.
  
  

• Movilidad de los usuarios
  Muchas personas del staff tienen que viajar y trabajar conectadas con la oficina por Internet. CIF-KM proporciona solución segura y sencilla a esta necesidad. Las personas que quiera la organización pueden trabajar y tener a su disposición la misma información que tienen en la oficina.
  
  
• Facilitar las reorganizaciones internas
  En las reorganizaciones internas muchas personas cambian de responsabilidad. El proceso de traspaso de papeles y de información es más sencillo, rápido y eficaz si sólo hay que sustituir a las personas en una serie de grupos de usuarios y puesto de trabajo o de responsabilidad. La información es localizable y no se pierde cuando cambian las personas.