CIF-KM es una plataforma de software que integra gestión documental + workflow, que está dirigida a las empresas de cualquier tipo y tamaño.

Sus puntos fuertes son:

• Funcionalidad y usabilidad.
• Versatilidad, capacidad de personalización y de evolución, según las necesidades.
• Gestión de usuarios, de manera que la información está siempre a disposición de quien la necesita o debe actuar, y al mismo tiempo se preserva la confidencialidad hasta donde es preciso.

La versatilidad, personalización y capacidad de evolución de CIF-KM según las necesidades es completa. Es una plataforma diseñada para que pueda evolucionar, que funciona como un sistema de pequeñas aplicaciones que son los elementos KM que se diseñan en plantillas según necesidades, que incorporan funcionalidades y que pueden incluso sus ventanas contener código que defina cómo deben interactuar unas ventanas con otras del mismo elemento, con las de otros elementos KM, o con otras aplicaciones.

¿Qué hace?

Gestiona cualquiera de las funcionalidades que el mundo anglosajón se denominan ECM (Enterprise Content Manager), BPM (Business Process Manager), TCM (Team Collaboration Manager), gestores de cifrado (PKI), WCM (Web Content Manager), RM (Record Manager), EFM (Electronic Forms Manager), y E-mail manager.
CIF-KM no pretende ser una plataforma para cualquier tipo de gestión. Muchos procesos de gestión de los negocios necesitan trajes totalmente a medida por su especialización y por la singularidad de la información y de los algoritmos que precisan. CIF-KM es una plataforma complementaria de estos trajes a medida que cubre las necesidades de gestión documental y sus workflow asociados, que todas las empresas en mayor o menor medida requieren. Es una plataforma abierta para poderse integrar e interactuar con otras aplicaciones.
CIF-KM tiene gran versatilidad para ser útil para todo tipo de empresas. Los elementos KM se personalizan fácilmente para satisfacer las necesidades añadiéndosele a cada tipo definido en una plantilla las funcionalidades que precise. Cuando es preciso pueden contener código para definir formas de interactuar con otros elementos o con aplicaciones externas.

¿Cómo se utiliza?

El usuario valorará su integración en el escritorio, que le permite trabajar con ventanas en las que puede “copiar y pegar”, “arrastrar y soltar”, en uno y otro sentido, así como “guardar” y “guardar como”, desde los editores de archivos.
Su sistema de avisos y comunicaciones se gestiona con sencillez y comodidad, de manera que el usuario no lo siente como algo intrusivo, sino como una ayuda para organizarse.

CIF-KM funciona a través de un servidor Web al que se accede automáticamente, bien desde una red local o bien desde Internet, indistintamente de manera transparente sin cambiar nada, salvo que se haya limitado al usuario concreto el acceso por Internet.
El usuario utiliza un programa cliente ad-hoc que se descarga, instala y actualiza automáticamente. También puede utilizar un navegador Web estándar, pero en este caso con funcionalidades más reducidas por las propias limitaciones que tienen estos últimos programas cuyas versiones estándar están todavía ancladas en el visionado de páginas Web estáticas y algunas funcionalidades más, salvo que se instalen en ellos programas del tipo ActiveX, pero en este caso ya estamos en un programa cliente.
Con el navegador Web el usuario no podrá copiar y pegar, guardar como, etc. lo que sí puede hacerlo con el programa cliente. No obstante, el navegador Web estándar puede ser adecuado para usuarios externos u otros que sólo pretendan ó deban descargar y subir información a sitios predeterminados.

La información referente a cada asunto se incorpora a elementos de CIF-KM creados al efecto. Un asunto puede requerir pocas o muchas intervenciones de personas diferentes. En CIF-KM todo se puede preparar y predefinir en plantillas creadas “ad-hoc” referidas a los diferentes tipos de elementos o de asuntos. En la plantillas se pueden dibujar las ventanas y formularios que después verán y utilizarán los usuarios, que tendrán el grado de sencillez y/o complejidad adecuada a cada caso. Esto hace que el manejo de CIF-KM para los usuarios sea simple y rutinario especialmente en los asuntos repetitivos.
Cada elemento de CIF-KM es como una pequeña aplicación dentro del sistema, con una finalidad específica, cuyas ventanas se han dibujado en plantillas en las que se incluyen las funcionalidades que corresponda según la finalidad del tipo de elemento KM al que corresponde la plantilla.

Los elementos KM pueden mostrarse en diferentes vistas según el usuario que los va a utilizar, o la fase del proceso asociado que corresponda, y cada ventana puede tener su propio software de interacción con el resto de las ventanas del mismo elemento, con otros elementos de KM, o con otras aplicaciones.
El usuario crea un elemento KM cuando lo necesita mediante la correspondiente plantilla. A cada tipo de plantilla tienen sólo acceso los usuarios que proceda, con las facultades que se les hayan fijado a cada uno o grupo de ellos.

¿Qué puede contener un elemento de CIF-KM?:

El elemento KM según su finalidad puede contener distintas funciones, archivos, atributos, avisos, workflow asociados, controles de tiempos, y enlaces con otros elementos, entre otras posibilidades.

• Archivos: Cada elemento de CIF-KM puede ser visto como una carpeta o archivador vacio o contener múltiples archivos de información de cualquier tipo y naturaleza, que pueden ser incluso direcciones a sitios Web y a recursos. Los archivos estarán referidos a un mismo asunto y se habrán podido crear y añadir manualmente, sin más, o bien haber sido generados en las fases de un workflow  asociado al elemento. Cada archivo mantiene su historial de cambios, y pueden tener distintas vistas para diferentes personas.

• Permisos, visibilidad y asignación de trabajos: Cada elemento contiene los permisos, facultades y trabajos a realizar por personas o grupos de ellas, por ejemplo, quien puede crearlo, modificarlo, enlazarlo con otros elementos, eliminarlo, incorporar más información, y actuar en cada fase si existe un workflow asociado. Todo ello, se puede haber también haber predefinido en plantillas por tipos de elementos.Todos los permisos son elementales aunque se pueden haber agrupado en roles para facilitar su asignación. Por ejemplo, una persona cuyo trabajo fuese recibir determinada información y poner en marcha un workflow referente a ella, podría estar autorizada sólo para crear el elemento de CIF-KM como contenedor con la información recibida, sin ver luego el proceso de ejecución del workflow asociado. Todo esto estaría predefinido en la plantilla correspondiente.

• Atributos: Los atributos que se asocian a los elementos de CIF-KM pueden ser de distintos tipos. Pueden tratarse de simples categorías de árboles para clasificar, que serían similares a los directorios y carpetas de los sistemas operativos, aunque con la ventaja de que se puede definir un contexto más amplio al poderse asignar múltiples categorías con diferentes criterios de clasificación sin ningún límite.Pueden ser también textos, valores, coordenadas geográficas o de planos, fechas, estados de la ejecución de las distintas fases de un workflow o hitos de cualquier tipo, datos o referencias obtenidas de otras bases de datos, por ejemplo, de la gestión operativa de la empresa, tales como los clientes y proveedores, contactos y agentes externos, personal de la empresa, etc.Todo ello puede estar ya predefinido en plantillas, pudiéndose prever para cada atributo que su cumplimentación sea obligatoria y tenga lugar en la creación del elemento, en las fases posteriores de ejecución de un workflow asociado, en la terminación, etc.Utilizando en cada caso los atributos adecuados a cada tipo de elemento, se facilita su localización, así como poder disponer de cuadros de control de la ejecución de las fases de un workflow, así como conocer los tiempos empleados por cada usuario o grupo en su ejecución, etc.

• Workflow: Un elemento de CIF-KM puede referirse a un asunto en el que sean necesarias actuaciones de diferentes personas o grupos de ellas, bien de manera simultánea o siguiendo una determinada secuencia o pauta. Mencionamos algunos ejemplos:- Un documento es creado por una persona y debe ser objeto de aprobación o aceptación y firma por otra u otras persona.- Un documento es creado en base a formularios en los que una o varias personas cumplimentan parte de su contenido dentro de sus respectivas competencias y que debe ser verificado por otras personas.- Se crea un documento a través de un formulario, que desencadena o inicia un expediente en el que deben intervenir simultánea o sucesivamente varias personas.- Varias personas intervienen en un asunto y crean y comparten información y actúan en una secuencia de workflow predefinida.

• Avisos y alarmas: Los avisos y alarmas son mensajes que pueden estar o no asociados a los elementos de CIF-KM y estar referidos a actuaciones que correspondan al usuario, eventos, a fechas concretas o ser simples recordatorios. El sistema de avisos y comunicaciones se gestiona con sencillez y comodidad, de manera que el usuario no lo siente como algo intrusivo, sino como una ayuda para organizarse.

• Enlaces con otros elementos: Pueden establecerse enlaces entre diferentes elementos de CIF-KM que se visualizarán en forma de diagramas.

• Hipervínculos: Se pueden copiar y pegar hipervínculos a los elementos de CIF-KM para facilitar el acceso, en cualquier texto editable, tal como en un e-mail, un documento.