CIF-KM es una plataforma de software, dirigida a empresas de cualquier tipo y tamaño, que integra en un sistema único:

• Gestión documental
• Workflow documental
• Gestión de contactos corporativos
• Gestión de avisos
• Gestión centralizada del correo electrónico corporativo

CIF-KM se puede ofrecer en su versión estándar para la gestión documental, que tiene todas las funcionalidades y es parametrizable según necesidades. (Presentación versión estándar )

CIF-KM es también una plataforma muy flexible para ser personalizada hasta donde sea preciso y que está preparada para integrar "scripts" que ejecuten procesos automatizados del tipo workflow documental.

Gestiona cualquiera de las funcionalidades que el mundo anglosajón se denominan ECM (Enterprise Content Manager), BPM (Business Process Manager), TCM (Team Collaboration Manager), un gestor de cifrado (PKI), WCM (Web Content Manager), RM (Record Manager), EFM (Electronic Forms Manager), y E-mail manager.

CIF-KM no pretende ser una plataforma para cualquier tipo de gestión. Muchos procesos de gestión necesitan aplicaciones pensadas específicamente para ellos por la singularidad de su información y de los algoritmos que utilizan.

CIF-KM es una plataforma complementaria que cubre las necesidades de gestión documental y de workflow asociado que tienen todas las empresas en mayor o menor medida. Es una plataforma abierta para poderse integrar y que puede interactuar con otras aplicaciones.

CIF-KM tiene una gran versatilidad para ser útil en todo tipo de empresa. Los elementos KM se personalizan fácilmente para satisfacer las necesidades de cada momento. En plantillas se definen los tipos de elementos KM que se precisan en cada solución informática personalizada para una empresa, cada uno con las funcionalidades que precise. Las ventanas de cada elemento KM creado para un asunto concreto  pueden contener código para definir formas de interactuar con otras ventanas del mismo elemento o con las de otros elementos, o con aplicaciones externas.

• LA GESTIÓN DOCUMENTAL
  Gestión documental es la gestión de la información estructurada, en forma de documentos, discusiones, negociaciones de contratos, dibujos, gráficos, correos, personas, contactos, etc.

  Estos contenidos de información, a pesar de que pueden ser críticos en los negocios, muy a menudo en las organizaciones se encuentran dispersos en redes locales, correos electrónicos, y en los PC personales de los usuarios, siendo muchas veces difíciles de localizar, especialmente cuando no se conoce su existencia, cambian las personas o no se recuerda donde se han guardado.

  En CIF-KM para cada asunto se crea un elemento KM en el que se incorpora la información del mismo.

  Cada elemento KM:
  

  • Se contextualiza mediante atributos.
  • Se pone a disposición de quienes proceda, manteniéndose fuera del alcance de los demás.
  • Se definen las facultades y los roles de actuación de las personas que deben acceder o intervenir en él.
  • Puede tener definidos estados que indiquen el progreso de las actuaciones.
  • Puede generar avisos en fechas predefinidas, en eventos, en actuaciones, o incluso como consecuencia de la ausencia de actuaciones durante un periodo determinado, entre otras posibilidades.
  • Puede registrar los tiempos dedicados por los diferentes usuarios en actuaciones relacionadas con él.
  • Puede enlazarse con otros elementos KM.
  • Puede contener código propio de sus interacción dentro y fuera del sistema.
  • Puede tener workflow asociado en el que se definan fases y vistas específicas para los usuarios que deben actuar en cada una de ellas.
  • Puede gestionar firma electrónica y encriptación de sus archivos con las claves públicas de quienes deban tener el elemento KM a su disposición como refuerzo de la autenticación y la confidencialidad del contenido.
  • Pueden tener todos o parte de sus archivos registrados en registros generales o especiales de la empresa como los de entrada y salida.

• EL WORKFLOW
  El workflow de CIF-KM es la gestión de los procesos asociados a la gestión documental. En cada fase de ejecución del proceso se envían los avisos y notificaciones a los correspondientes actuantes y se puede hacer el seguimiento de las fases por quienes corresponda. Cada fase puede tener una vista singularizada del elemento KM con la información que corresponda.
  En las empresas se realizan diariamente cientos de actividades sueltas o interconectadas, se adoptan y ejecutan múltiples decisiones, se elaboran, revisan y aprueban documentos, y se hace seguimiento de múltiples trabajos de personas con diversos roles.

  En el día a día, las personas de las organizaciones colaboran entre sí, se asignan tareas y gestiones bien a si mismas, bien a otras personas, se establecen plazos de ejecución, fechas límites, se coordinan y mantienen informadas, se comunican las incidencias, se mandan y revisan escritos, elaboran conjuntamente documentos, por ejemplo contratos, se aprueban iniciativas. Las acciones a realizar pueden ser simples tal como pedir la revisión, aprobación y firma de un documento, la revisión de las facturas de los proveedores para proceder a su contabilización y pago, o bien ser más complejas como la gestión de un expediente, o la ejecución de un proyecto.

  Facilitar la automatización y coordinación de todo ello es mejorar la eficiencia y la productividad de las personas de la organización.

• GESTIÓN DE LOS CONTACTOS CORPORATIVOS
  De manera similar a las plantillas para gestionar tipos de asuntos relacionados con la gestión documental, se pueden crear plantillas para gestionar los tipos de contactos corporativos, que pueden clasificarse también con atributos y enlazrse con referencias, con asuntos, etc. Además, como todos los elementos de CIF-KM que se crean con plantillas se pueden determinar los accesos y se gestiona la confidencialidad de la información
• GESTIÓN CENTRALIZADA DEL CORREO ELECTRÓNICO CORPORATIVO
  Esta es una prestación complementaria e independiente de la gestión documental de los correos electrónicos como archivos que son relacionados con asuntos de la empresa.

  La gestión centralizada del correo electrónico corporativo es una posibilidad que se ofrece con el paquete de software estándar para aquellas empresas que no la tengan solucionada.

  Es de destacar que el usuario puede utilizar el cliente de correo que le convenga, y es total la transparencia para él, que puede mantener su estructura de bandejas, carpetas y reglas en las cuentas. El usuario cuando envía o recibe su correo corporativo desde su cliente de correo lo efectúa a través del servidor de CIF-KM donde se administra y se pone a disposición de quien corresponda. De esta manera se evita su pérdida y se facilita su gestión en casos, por ejemplo, de vacaciones, bajas, sustituciones, etc...

• LA PERSONALIZACIÓN DE LA APLICACIÓN
  Los distintos tipos de elementos KM se crean por los usuarios a partir de plantillas que se ponen a disposición de quienes corresponda con las facultades que procedan, tanto con respecto al uso o modificación de la plantilla, como respecto del elemento KM creado con ella.

  La personalización de CIF-KM como solución personalizada para una empresa de manera simplista consiste en  crear:
  

  • El conjunto de plantillas de los tipos de elementos KM que necesita la organización en las que se habrán incorporado las funcionalidades, las ventanas y las vistas que corresponda a cada uno de ellos.
  • El conjunto de plantillas de tipos de búsquedas que permitan localizar fácilmente elementos concretos y hacer el seguimiento de progreso de las actuaciones en los workflow.

CIF-KM es un sistema abierto, y flexible que se ha diseñado para que pueda evolucionar a medida que las necesidades lo requieran.

Aunque diferentes soluciones de gestión documental y workflow se puedan integrar, lo que marca las diferencias es cómo está diseñado el sistema en su conjunto, y cómo están integradas en él las diferentes herramientas de compartición y colaboración.

CIF-KM es el mejor diseño actual de software para crear y mantener espacios de compartición y colaboración, y el que mejor integra las herramientas necesarias para compartir, colaborar, y trabajar en equipo.