CIF-KM es una plataforma de software, dirigida a empresas de cualquier tipo y tamaño, que integra en un sistema único:
CIF-KM se puede ofrecer en su versión estándar para la gestión documental, que tiene todas las funcionalidades y es parametrizable según necesidades.
CIF-KM es también una plataforma muy flexible para ser personalizada hasta donde sea preciso y que está preparada para integrar "scripts" que ejecuten procesos automatizados del tipo workflow documental.
Gestiona cualquiera de las funcionalidades que el mundo anglosajón se denominan ECM (Enterprise Content Manager), BPM (Business Process Manager), TCM (Team Collaboration Manager), un gestor de cifrado (PKI), WCM (Web Content Manager), RM (Record Manager), EFM (Electronic Forms Manager), y E-mail manager.
CIF-KM no pretende ser una plataforma para cualquier tipo de gestión, ya que muchos procesos de gestión necesitan aplicaciones pensadas específicamente para ellos por su singularidad y algoritmos que utilizan.
CIF-KM es una plataforma que cubre las necesidades de gestión y workflow documental que tienen todas las empresas en mayor o menor medida. Es una plataforma abierta para integrarse e interactuar con otras aplicaciones.
CIF-KM tiene una gran versatilidad para ser útil en todo tipo de actividad y tamaño de empresa. Los elementos KM se personalizan fácilmente para satisfacer las necesidades de cada momento. En plantillas se definen los tipos de elementos KM que se precisan en la solución personalizada de cada empresa, con las funcionalidades que en cada caso se precisen. Las ventanas de cada elemento KM creado para un asunto concreto pueden contener código "scrips" para definir formas de interactuar con otras ventanas del mismo elemento o con las de otros elementos, o con aplicaciones externas.
Su objetivo no es es la gestión de los propios documentos, sino sustituir los sistemas de archivo tradicionales, pero con enormes ventajas.
Muchas empresas posiblemente ya han abandonado sus sistemas de archivo tradicionales pero todavía sin una clara política de sustitución con soluciones avanzadas. En ellas los contenidos de información, a pesar de que pueden ser críticos en los negocios, muy a menudo se encuentran dispersos en redes locales, correos electrónicos, y en los PC personales de los usuarios, siendo muchas veces difíciles de localizar, especialmente cuando no se conoce su existencia, cambian las personas o no se recuerda donde se han guardado.
En CIF-KM para cada asunto se crea un elemento CIF-KM en el que se incorpora toda la información relativa al mismo.
Cada elemento CIF-KM:
- Se contextualiza mediante atributos.
- Se pone a disposición de quienes proceda, manteniéndose fuera del alcance de los demás.
- Se definen las facultades y los roles de actuación de las personas que deben acceder o intervenir en él.
- Puede tener definidos estados que indiquen el progreso de las actuaciones.
- Puede generar avisos en fechas predefinidas, en eventos, en actuaciones, o incluso como consecuencia de la ausencia de actuaciones durante un periodo determinado, entre otras posibilidades.
- Puede registrar los tiempos dedicados por los diferentes usuarios en actuaciones relacionadas con él.
- Puede enlazarse con otros elementos KM.
- Puede contener código propio de sus interacción dentro y fuera del sistema.
- Puede tener workflow asociado en el que se definan fases y vistas específicas para los usuarios que deben actuar en cada una de ellas.
- Puede gestionar firma electrónica y encriptación de sus archivos con las claves públicas de quienes deban tener el elemento KM a su disposición como refuerzo de la autenticación y la confidencialidad del contenido.
- Pueden tener todos o parte de sus archivos registrados en registros generales o especiales de la empresa como los de entrada y salida.
En cada fase de ejecución del proceso se envían los avisos y notificaciones a los correspondientes actuantes y se puede hacer el seguimiento de las fases por quienes corresponda. Cada fase puede tener una vista singularizada del elemento CIF-KM con la información que corresponda.
En las empresas se realizan diariamente cientos de actividades sueltas o interconectadas, se adoptan y ejecutan múltiples decisiones, se elaboran, revisan y aprueban documentos, y se hace seguimiento de múltiples trabajos de personas con diversos roles. Muchos de ellos son programables.
En el día a día, las personas de las organizaciones colaboran entre sí, se asignan tareas y gestiones bien a si mismas, bien a otras personas, se establecen plazos de ejecución, fechas límites, se coordinan y mantienen informadas, se comunican las incidencias, se mandan y revisan escritos, elaboran conjuntamente documentos, por ejemplo contratos, se aprueban iniciativas. Las acciones a realizar pueden ser simples tal como pedir la revisión, aprobación y firma de un documento, la revisión de las facturas de los proveedores para proceder a su contabilización y pago, o bien ser más complejas como la gestión de un expediente, o la ejecución de un proyecto. Muchos de estos procesos pueden ser programados de antemano.
Facilitar la automatización y coordinación de todo ello es mejorar la eficiencia y la productividad de las personas de la organización.
Los avisos se pueden asociar a elementos CIF-KM y a archivos incorporados a ellos, y también pueden incorporar adjuntos no vinculados a ningún elemento CIF-KM.
Es de destacar que el usuario puede continuar utilizando el cliente de correo que tenga, si bien cuando envía o recibe su correo corporativo desde su cliente de correo lo efectúa a través del servidor de CIF-KM donde se administra y se pone a disposición de quien corresponda. De esta manera se evita su pérdida y se facilita su gestión en casos, por ejemplo, de vacaciones, bajas, sustituciones, etc...
La personalización de CIF-KM en su versión estándar consiste en crear:
- El conjunto de plantillas de los tipos de elementos CIF-KM que necesite la empresa en las que se habrán incorporado las funcionalidades, las ventanas y las vistas que corresponda a cada uno de ellos.
- El conjunto de plantillas de tipos de búsquedas que permitan localizar fácilmente elementos concretos y hacer el seguimiento de progreso de las actuaciones en los workflow.
A mayores, CIF-KM es un sistema flexible diseñado para que que, manteniendo sus funcionalidades y el concepto de elemento CIF-KM, pueda incorporar scripts de código, interfases y comportamientos automáticos adaptados a las necesidades de la empresa y pueda evolucionar con ellas.
CIF-KM es el mejor diseño actual de software para crear y mantener espacios de compartición y colaboración, y el que mejor integra las herramientas necesarias para compartir, colaborar, y trabajar en equipo.