El usuario valorará en CIF-KM la sencillez y facilidad de uso:

• Su sencillez de uso proviene de su integración en el escritorio, lo que permite trabajar en ventanas con las funcionalidades a las que se está habituado, tales como:

“Copiar y pegar”, “arrastrar y soltar”, en uno y otro sentido, así como “guardar” y “guardar como”, desde los editores de archivos, etc., incluso a través de Internet.

• Su sistema de avisos y comunicaciones se gestiona con sencillez y comodidad, de manera que el usuario no lo siente como algo intrusivo, sino como una ayuda para organizarse.
• Para el usuario CIF-KM es una aplicación transparente ya que no se verá afectado por la tecnología que hay debajo y no notará si está conectado al servidor Web de CIF-KM  a través de una red local porque está en su oficina o de Internet porque está de viaje ya que el sistema se lo gestiona automáticamente.

El usuario ordinario utilizará un programa cliente ad-hoc que se le descarga, instala y actualiza automáticamente. También puede utilizar un navegador Web estándar, pero en este caso las funcionalidades son más reducidas por las propias limitaciones que tienen los navegadores actuales, que están todavía diseñados sólo para el visionado de páginas Web más o menos estáticas y unas pocas funcionalidades más, salvo que se descargue e instalen en ellos programas del tipo Active X, pero en este caso ya estamos en un programa cliente instalado en el navegador que actúa de envoltorio.

Por ejemplo, con el navegador Web el usuario no podrá copiar y pegar, guardar y guardar como, etc. lo que sí puede hacerlo con el programa cliente. No obstante, el navegador Web estándar puede ser muy adecuado para usuarios externos o para aquellos que sólo pretendan descargar y subir información a sitios predeterminados,

• Todo se puede predefinir mediante plantillas

CIF-KM es una plataforma diseñada para crear un sistema de pequeñas aplicaciones que son los elementos KM que se diseñan mediante plantillas que evolucionan y se ponen a disposición según necesidades de cada usuario, área, o de toda la Organización.

Los elementos KM se crean mediante plantillas de manera que cada uno de ellos incorpora las funcionalidades que precisa, Sus ventanas pueden interactuar con otras del mismo elemento, de otros elementos KM, o de otras aplicaciones

Por ejemplo, mediante plantillas se pueden dibujar los formularios e interfases para crear y buscar elementos, añadir y modificar contenidos, ejecutar las distintas fases de un workflow, establecer los permisos, la visibilidad, enviar avisos y correos electrónicos con hipervínculos, etc.

De esta manera, cada usuario se enfrenta al formulario o ventana de consulta más sencilla y adaptada a lo que pretende. Habrá usuarios que realicen funciones rutinarias y otros que tengan que ser más creativos y sofisticados. Cada uno de ellos tendrá a su disposición las plantillas que corresponda para crear elementos KM para cada tipo de asunto.

• Guardar, guardar como, copiar, pegar, arrastrar, soltar, incluso a través de Internet

El usuario puede usar todas las funcionalidades a las que está habituado para gestionar CIF-KM en general, igual que lo haría contra un disco duro.

El usuario tiene la sensación de que CIF-KM es una aplicación transparente y no se ve afectado por la tecnología que hay debajo, con independencia de que esté conectado a una red local o a Internet.

• Posibilidad de dar acceso a personas ajenas a la empresa

La empresa puede también dar acceso y enviar notificaciones, con las limitaciones y restricciones que se desee, a personas ajenas a la organización para comunicarles o poner a su disposición información o recibir de ellas a su vez documentación e información.