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Una persona puede trabajar guardando documentos en un disco local propio o en red mediante un sistema de clasificación en carpetas y subcarpetas, y puede utilizar también una carpeta de almacenamiento en la nube (por ejemplo, en Dropbox) para guardar sus archivos en los que trabaja, para tener MOVILIDAD y manejar dispositivos móviles.
Sin embargo, una empresa no puede conservar la información generada en el tiempo por su staff (miles y miles de documentos) sólo con un sistema de carpetas y subcarpetas al que accede mucha gente. El sistema es inmanejable. Las carpetas se irán llenando de material antiguo, crecerán en número, y se perderá la pista (path) de los archivos. Por esto a NIVEL CORPORATIVO la empresa necesita para su "gestión documental" un sistema que esté soportado en una base de datos, en la que no sólo se indexen todos los textos, sino que además en ella se pueda controlar y registrar el contexto relativo a cada asunto, para que se pueda recuperar con múltiples filtros, entre ellos el temporal, y que se garantice su privacidad (que a cada asunto sólo puedan acceder quienes estén autorizados y sólo con las facultades y permisos que cada uno posea respecto de el). ESTE SISTEMA ES CIF-KM, que se hace indispensable para que la empresa pueda ganar eficiencia y productividad.
La versatilidad, personalización y capacidad de evolución de CIF-KM según las necesidades es completa. Es una plataforma diseñada para que se pueda adaptar y evolucionar, que funciona como un sistema de pequeñas aplicaciones que son los elementos CIF-KM que se diseñan en plantillas según necesidades, que incorporan funcionalidades y que pueden incluso contener código "script" para interactuar con otras ventanas del mismo elemento, con las de otros elementos KM, o con otras aplicaciones.
En CIF-KM toda la información se distribuye en elementos. Un elemento CIF-KM puede entenderse como un contenedor de documentación e información referida a un asunto que está clasificada y cualificado con atributos, enlaces, permisos, notificaciones programadas, etc. que está a disposición de uno o varios usuarios que, según sus permisos respectivos en relación con el elemento concreto, podrán consultar, descargar contenidos, modificarlos, eliminarlos y trabajar en general en el con el nivel de confidencialidad que se requiera.
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En la figura se muestra un ejemplo de la sección de archivos típica de un elemento de CIF-KM referido a un asunto. En el panel de la izquierda se muestran las distintas secciones que puede contener un elemento de CIF KM y en el panel de la derecha se visualiza un ejemplo de la sección de archivos del elemento que están clasificados en carpetas y subcarpetas.
Los elementos CIF-KM se crean mediante plantillas que se configuran específicamente para cada uno de los tipos de elemento que se necesiten en la empresa. Pueden incorporar “scripts” con algoritmos para determinar comportamientos del correspondiente elemento.
Las plantillas de elemento CIF-KM se ponen discrecionalmente a disposición de usuarios (internos y externos) o de grupos de Usuarios, en función de las tareas o búsquedas que cada uno tenga que realizar. Así podrá haber plantillas específicas para áreas concretas de la empresa, para comités, personas concretas, etc., que sólo serán vistas y a disposición de quienes tengan que utilizarlas para crear elementos CIF-KM. Todos o sólo algunos de los componentes de un elemento CIF-KM pueden estar ya configurados en la correspondiente plantilla.
Las plantillas, por tanto, son las entidades que se utilizan para definir y configurar las características específicas de cada uno de los tipos de elemento que cada organización necesita, lo que incluye, en su caso, permisos y facultades. Cada plantilla se pone a disposición de uno o varios “grupos de usuarios” mediante su inclusión en la ficha de aquella. De esta forma, los usuarios miembros del grupo o grupos autorizados en la plantilla (que pueden ser grupos personales de un solo usuario) podrán visualizarla y usarla para crear elementos del tipo correspondiente a la plantilla.
En la ficha de cada elemento de CIF-KM se incluyen uno o varios grupos de usuarios y se marca para cada uno de ellos el rol de elemento que se le asigna, lo que determinará que facultades tendrán los miembros del correspondiente grupo respecto del elemento (por ejemplo, sólo visualizar, modificar, eliminar, etc.)
CIF-KM gestiona cualquiera de las funcionalidades que el mundo anglosajón se denominan ECM (Enterprise Content Manager), BPM (Business Process Manager), TCM (Team Collaboration Manager), gestores de cifrado (PKI), WCM (Web Content Manager), RM (Record Manager), EFM (Electronic Forms Manager), y E-mail manager.
CIF-KM no pretende ser una plataforma para cualquier tipo de gestión. Muchos procesos de gestión de los negocios necesitan trajes totalmente a medida por su especialidad, singularidad de la información y de los algoritmos que se precisan. En estos casos CIF-KM es una plataforma complementaria de estos trajes a medida que cubre las necesidades de gestión documental y sus workflow asociados, que todas las empresas requieren en mayor o menor medida, ya que es una plataforma abierta para poderse integrar e interactuar con otras aplicaciones.
CIF-KM tiene gran versatilidad para ser útil para todo tipo de empresas. Los elementos CIF-KM se personalizan fácilmente para satisfacer las necesidades añadiéndose en la plantilla que define cada tipo las funcionalidades que se precisen. Cuando es necesario puede añadirse código "script" para establecer formas de interactuar con otros elementos o con aplicaciones externas.
- Funcionalidad y usabilidad.
- Versatilidad, capacidad de personalización y de evolución, según las necesidades.
- Gestión de usuarios, de manera que la información está siempre a disposición de quien la necesita o debe actuar, y al mismo tiempo se preserva la confidencialidad hasta donde es preciso.
- Usuarios internos: Son los colaboradores de la empresa (empleados, etc.) a los que se les ha dado de alta y asignado una licencia de usuario interno. Estos usuarios tendrán acceso a la aplicación mediante un programa cliente con todas las funcionalidades de la aplicación, y además con su navegador Web o browser desde donde podrán acceder para buscar, visualizar y descargar archivos.
- El usuario interno podrá valorar la posibilidad de utilizar las funcionalidades “copiar y pegar”, “arrastrar y soltar”, entre la aplicación y el sistema operativo en uno y otro sentido, así como “guardar” y “guardar como”, desde los editores de archivos.
- Su sistema de avisos y comunicaciones se gestiona con sencillez y comodidad, de manera que el usuario no lo siente como algo intrusivo, sino como una ayuda para organizarse.
- CIF-KM funciona a través de un servidor Web al que se accede automáticamente, bien desde una red local o bien desde Internet, indistintamente de manera transparente sin cambiar nada, salvo que se haya limitado al usuario concreto el acceso por Internet.
- El usuario interno utiliza un programa cliente ad-hoc que se descarga, instala y actualiza automáticamente desde el servidor. También, al igual que los usuarios externos, puede utilizar un navegador Web estándar, pero en este caso con funcionalidades más reducidas por las propias limitaciones que tienen estos últimos programas.
- La información referente a cada asunto se incorpora a elementos de CIF-KM creados al efecto. Un asunto puede requerir pocas o muchas intervenciones de personas diferentes. En CIF-KM todo se puede preparar y predefinir en plantillas creadas “ad-hoc” referidas a los diferentes tipos de elementos. En las plantillas se pueden dibujar las ventanas y formularios, que después verán y utilizarán los usuarios, y que tendrán el grado de sencillez y/o complejidad adecuada a cada caso. Esto hace que el manejo de CIF-KM para los usuarios sea simple y rutinario.
- Cada elemento de CIF-KM es como una pequeña aplicación dentro del sistema, con una finalidad específica, cuyas ventanas se han dibujado en plantillas en las que se incluyen las funcionalidades que corresponda según la finalidad del tipo de elemento CIF-KM. Esto permite con poco esfuerzo su continua evolución y adaptación a las necesidades, lo que pueden realizar los administradores del sistema con un pequeño aprendizaje.
- Un mismo elemento CIF-KM puede mostrarse bajo diferentes vistas según el usuario (destinatario) que lo va a utilizar, que puede ser una fase de un proceso asociado al elemento o asunto.
- Los usuarios autorizados respecto de cada plantilla referida a un tipo de asunto pueden crear un elemento CIF-KM cuando lo necesitan que se conformará de acuerdo con la correspondiente plantilla. A cada tipo de plantilla tienen sólo acceso los usuarios que proceda, con las facultades que se les hayan fijado a cada uno individualmente o como grupo.
- Usuarios externos, que tienen acceso sólo desde la página Web de la aplicación a través de su navegador y sólo para buscar elementos CIF-KM, visualizar y descargar sus archivos. Son los usuarios dados de alta en la aplicación a los que se les ha asignado una licencia de usuario externo (sólo Web). Estas licencias se ofrecen gratuitas y en número ilimitado.
El Administrador gestiona los usuarios externos de igual forma que los internos, es decir, pueden formar parte de grupos de usuarios y de esta manera se puede poner a su disposición la información privativa que proceda para cada uno de ellos.
Un ejemplo de utilización de la figura de usuario externo es la siguiente. Supongamos que la empresa es una oficina de abogados, consultores, auditores, etc. que gestiona documentación de clientes (declaraciones fiscales, informes, etc.) y que, con el fin de fidelizar a sus clientes quiere poner a disposición de cada uno de ellos un repositorio privado con su información, para que así no tenga que preocuparse de ella porque sabe que siempre podrá descargarla desde dicho repositorio. Para ello la empresa asignará una licencia de usuario externo a cada cliente que quiera asignarle un repositorio propio.
- Usuarios anónimos (acceso público). Cualquier persona que no esté dada de alta en la aplicación y, por tanto, sin licencia de usuario externo, podrá acceder con un navegador desde la página Web de la aplicación, nombre y clave en blanco, para consultar y descargar los archivos que, en su caso, estén situados para el público en general.
El elemento CIF-KM según su finalidad puede contener distintas funciones, archivos, atributos, avisos, workflow asociados, controles de tiempos, y enlaces con otros elementos, entre otras posibilidades.
- Archivos y formularios: Cada elemento CIF-KM puede ser visto como una caja de un archivador de documentos referida a un asunto autónomo o vinculado a otros, que puede contener múltiples carpetas y subcarpetas con archivos y formularios de información de cualquier tipo y naturaleza, que pueden ser también direcciones a sitios Web y a recursos. Los archivos se podrán crear y añadir manualmente, o bien ya incorporados a la plantilla correspondiente del elemento, o bien creados en las fases previas de un workflow asociado al elemento. Cada archivo mantiene su historial de cambios.
- Asignación de permisos y facultades: En cada plantilla de elemento CIF-KM se determinan los permisos y facultades asignados a personas o grupos de ellas para determinar, por ejemplo, quien puede verlo, crearlo, modificarlo, enlazarlo con otros elementos, eliminarlo, incorporar más información, y actuar, en su caso, en cada fase de un workflow asociado
Las facultades son de tipo elemental y se pueden agrupar en roles para facilitar su asignación a personas o grupos de ellas. Por ejemplo, una persona cuyo trabajo fuese recibir determinada información y poner en marcha un workflow referente a ella, podría estar autorizada sólo para crear el elemento de CIF-KM como contenedor con la información recibida, sin ver luego el proceso de ejecución del workflow asociado. Todo esto estaría predefinido en la plantilla correspondiente. - Atributos: Los atributos permiten cualificar y clasificar los elementos CIF-KM. Pueden ser simples categorías planas o estructuradas en árbol, que serían similares a los directorios y carpetas de los sistemas operativos, aunque con la ventaja de que se pueden asignar múltiples categorías con diferentes criterios de clasificación, sin ningún límite. Pueden ser también textos, valores, coordenadas geográficas o de planos, fechas, estados de la ejecución de las distintas fases de un workflow o hitos de cualquier tipo, datos y referencias obtenidas de otras bases de datos, por ejemplo, de otra aplicación de gestión de la empresa, tales como los clientes y proveedores, contactos y agentes externos, personal de la empresa, etc.
Todo ello puede estar ya predefinido en plantillas, pudiéndose prever para cada atributo que su cumplimentación sea obligatoria y tenga lugar en la creación del elemento, en las fases posteriores de ejecución de un workflow asociado, en la terminación, etc.
Utilizándose en cada caso los atributos adecuados a cada tipo de elemento, se facilita su localización, así como poder disponer de cuadros de control y seguimiento de la ejecución de las fases de un workflow, así como registrar los tiempos y recursos (gastos) empleados por cada usuario o grupo en la ejecución de las distintas actividades relacionadas con el asunto, lo que facilita el control del coste y en su caso la facturación, etc. - Workflow: Un elemento de CIF-KM puede referirse a un asunto en el que sean necesarias actuaciones de diferentes personas o grupos de ellas, bien de manera simultánea o siguiendo una determinada secuencia o pauta. Mencionamos algunos ejemplos:- Un documento es creado por una persona y debe ser objeto de aprobación o aceptación y firma por otra u otras persona.- Un documento es creado en base a formularios en los que una o varias personas cumplimentan parte de su contenido dentro de sus respectivas competencias y que debe ser verificado por otras personas.- Se crea un documento a través de un formulario, que desencadena o inicia un expediente en el que deben intervenir simultánea o sucesivamente varias personas.- Varias personas intervienen en un asunto y crean y comparten información y actúan en una secuencia de workflow predefinida.
- Avisos y alarmas: Los avisos son mensajes (asociados o no con correos electrónicos) que pueden ser autónomos o estar vinculados a elementos KM o a sus archivos y estar referidos a eventos, o bien a su ausencia, a fechas concretas, o ser simples recordatorios.
Los avisos pueden desencadenar alarmas que puede gestionar el usuario destinatario.
El sistema de avisos y comunicaciones se gestiona con sencillez y comodidad, de manera que el usuario no lo percibe como algo intrusivo, sino como una ayuda valiosa para organizarse. - Enlaces con otros elementos: Pueden establecerse enlaces entre diferentes elementos de CIF-KM que se visualizarán en forma de diagramas.
- Hipervínculos: Se pueden copiar y pegar hipervínculos a los elementos de CIF-KM para facilitar el acceso, en cualquier texto editable, tal como en un e-mail, un documento.