CIF-KM no pretende ser una plataforma para cualquier tipo de gestión. Muchos procesos de gestión necesitan trajes totalmente a medida por su especialización y por la singularidad de la información y algoritmos que precisan. Muchas empresas tienen perfectamente solucionados los procesos del negocio mediante aplicaciones de gestión apropiadas, pero gestionan de manera poco eficiente la documentación.

En estos casos, CIF-KM es una plataforma complementaria de estos trajes a medida que cubre las necesidades de gestión documental y sus workflow asociados, que todas las empresas en mayor o menor medida requieren. Es una plataforma abierta para poderse integrar e interactuar con otras aplicaciones.

CIF-KM va destinado a empresas de cualquier tipo y tamaño que precisen:

Hasta ahora en las Organizaciones se comparte la información y se colabora normalmente a través del teléfono, del correo electrónico, y manteniendo reuniones personales. CIF-KM no pretende sustituir sino complementar esta forma de trabajar aumentando su eficiencia.

Las acciones pueden ser tan simples como pedir la revisión, aprobación y firma de un documento, o bien ser más complejas como la gestión de un expediente o de un proyecto.

Las empresas son conjuntos de personas que trabajan formando equipos, que están coordinados y tienen objetivos comunes. Son dinámicas y en ellas las personas desempeñan diferentes roles que muchas veces varían y se adaptan continuamente a circunstancias y situaciones cambiantes.

Colaborar y trabajar en equipo requiere compartir información, discutir, negociar, planificar, preparar y aprobar proyectos y programas de actuación, realizar tareas y ejecutar acciones de manera coordinada. Todo ello constituye una actividad compleja, que exige disponer de un entorno y herramientas adecuadas para que la actividad se realice de manera eficiente.

Para ello las empresas necesitan que la información esté inmediatamente disponible por todas las personas que la necesiten, que esté estructurada en la medida de lo posible y que sea fácilmente localizable. Además, se debe poder crear y disponer de espacios y herramientas para que las personas puedan compartir, colaborar, planificar, encargarse gestiones, hacer su seguimiento, comunicarse las incidencias y resultados, desempeñar, asignarse y asumir roles, y además poder mantener la trazabilidad de todo ello.

La mayoría de las Organizaciones tienen controladas las actuaciones de los procesos de sus negocios principales, pero mantienen muchos puntos débiles en cuanto al control y seguimiento de muchas de las actuaciones complementarias, que también son necesarias para el desenvolvimiento de los negocios.

El trabajo en equipo debe ser coordinado, monitorizado y seguido por quien corresponda. Para ello, CIF-KM proporciona los sistemas de avisos y alertas, y cuadros de mando para hacer el seguimiento de las actuaciones que sean precisas, tanto de uno mismo como de otras personas.

Vamos a exponer un ejemplo de un punto débil muy habitual. Muchos de los e-mails y documentación que llega a la empresa que no son parte de los procesos principales de los negocios requieren de actuaciones pero estas no son objeto de seguimiento. Son recibidos por personas de la organización y en muchos casos son reenviados a otras personas que deben atenderlos.

Se confía totalmente en la profesionalidad y sentido de la responsabilidad de las personas de que van a gestionar sus bandejas de e-mails recibidos. Normalmente es así, pero cuando hay traslados de personas o simplemente alguien deja la empresa, muchos de sus trabajos pendientes pueden resentirse porque no son objeto de seguimiento o simplemente porque no se producen avisos o alarmas por los retrasos.

Por el contrario, una vez instalado CIF-KM un e-mail recibido que requiera de una actuación habrá quedado asociado a un elemento CIF-KM con un pequeño proceso que podría ser un aviso automático a quien proceda transcurrido cierto tiempo de inactividad.